Der modulare Beschaffungsprozess - Source to Contract (S2C) umfasst Lieferantenmanagement (SRM), E-Sourcing, E-Procurement - aber wie kann man sicherstellen, dass alle Module nahtlos zusammenarbeiten?

Source to Contract - Source2Contract

Die Digitalisierung hat inzwischen auch den Beschaffungsprozess (Source to Contract) im Einkauf erreicht. Was früher lange Recherche und Preisvergleiche notwendig machte, ist heutzutage mit einem Digitalen Beschaffungsmanagement schnell erledigt. Im Beschaffungsmanagement werden oft für die unterschiedlichen Lieferanten- und Kundengruppen verschiedene Systeme verwendet, was häufig zu Medienbrüchen führt. Rechnungen und Lieferscheine landen letztendlich doch im Drucker oder Faxgerät. Im Bereich der Beschaffung bietet Cloud-Computing inzwischen jedoch alternative Lösungen zur aufwendigen Verwaltung von E-Procurement mit eigener Software und Hardware. Dadurch hat Ihr IT-Personal endlich wieder mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Die E-Procurement-Software in der Cloud stellt einen Full-Service für den Einkauf und die Modernisierung des Beschaffungsmanagement dar. Cloud-basierte Lösungen bilden das Fundament für eine einheitliche Kollaborations- und Kommunikationsplattform, die Einkauf und Lieferanten verbindet. Durch Einsatz einer Kataloglösung werden Bestellvorgänge effizienter und Buchungen können automatisiert im System erfasst werden. Mittels eines Dashboards lassen sich Ausgaben zentral überprüfen. Dadurch verbessert sich die Einhaltung der Compliance-Richtlinien, was positive Auswirkungen auf die Mitarbeiter hat. Denn wer die Richtlinien einhält, erhält schneller eine Genehmigung für seinen Bedarfsantrag.

Bei der Auswahl einer E-Procurement Lösung sollten die folgenden Kriterien beachtet werden:

Datenschutz und Datensicherheit:

Bei der Beschaffung und in der Kommunikation mit Lieferanten werden meistens sensible Informationen übertragen und Finanztransaktionen durchgeführt. Daher sollte die Auswahl des Providers in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle spielen, insbesondere wenn personenbezogene Daten ausgetauscht werden, die durch die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) besonders streng geschützt sind.

Benutzerfreundlichkeit:

Da die Mitarbeiter im Unternehmen meist die unterschiedlichsten Kenntnisse und IT-Fähigkeiten haben, ist eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche der Kataloge, Abrechnungsformulare und Bestellsysteme essenziell. Vorgegebene Workflows, Plausibilitätskontrollen und transparente Abzeichnungsprozesse reduzieren Fehler, gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und erhöhen die Akzeptanz des digitalen Bestellprozess bei den Mitarbeitern.

Interfaces:

Um die E-Procurement-Lösung von einer reinen Standalone-Lösung abzuheben, sind verschiedene Interfaces nötig. Eine effektive Integration einer auf Cloud basierenden Kataloglösung in die bestehende IT verlangt eine Verbindung zu vorhandenem Warenwirtschafts-, Enterprise-Resource-Planning- (ERP) oder Supply-Chain-Management-Systemen (SCM). Für ein voll integriertes E-Procurement System ohne Medienbrüche, sind außerdem Interfaces zu Partnern, Katalogverwaltungen oder Plattformanbietern notwendig.

Vollständigkeit:

Nicht nur die logistischen Aspekte des Supply Networks sollten durch die Plattform abgedeckt werden. Gleichzeitig sollte die Procurement Lösung eine wirksame Unterstützung bei Aufgaben wie dem Riskmanagement, dem Contract-Management und dem Invoice-Management bieten.

Modulare Struktur:

Das Wesentliche einer Migration oder Neueinführung sollte eine umfassende Beschaffungsplattform sein. Die Bedürfnisse der Unternehmen variieren unter Umständen stark. Ein E-Procurement-System, das nicht flexibel genug für unterschiedliche Anforderungen ist, wird entweder unpassend oder übermäßig dimensioniert sein. Ein E-Procurement-System, das skalierbar und in Modulen aufgebaut ist, kann mit dem Unternehmen wachsen.

Flexibilität:

Die Plattform sollte die Möglichkeit bieten, sich nahtlos und transparent zu erweitern, um Zeiten hoher Nachfrage bewältigen zu können. Ebenso sollte sie bei geringerer Nachfrage in der Lage sein, ihre Leistung zu reduzieren, um Kosteneinsparungen zu ermöglichen.

Zuverlässigkeit

Normalerweise zählt die Beschaffung nicht zu den entscheidenden Prozessen eines Unternehmens. Daher benötigen die Service-Level-Agreements nicht dieselben Anforderungen wie ein Shop- oder Produktionssystem. Dennoch sollte der Anbieter eine mindestens 98-prozentige Verfügbarkeit gewährleisten, sowie redundante Datenspeicherung anbieten und auf eventuelle Ausfälle in kürzester Zeit reagieren können.

Zukunftssicherheit:

Es wird erwartet, dass die Plattform ihre Innovationskraft in der Vergangenheit bereits erfolgreich unter Beweis gestellt hat. Zudem sollte sie kontinuierlich neue Funktionen und Verbesserungen für alle Nutzer anbieten. Die Plattform sollte zudem in der Lage sein, mobile Endgeräte nahtlos zu integrieren und neue Beschaffungsplattformen oder -modelle zu unterstützen.

Bereiche des E-Procurement:

Strategie- und Planungsphase - Plan-to-Strategy:

Bereiche wie Bedarfsmanagement, Beschaffungsmarktanalyse und Materialplanung fallen hierunter. Eine E-Procurement Software kann Sie bei der Bedarfsermittlung, dem Forecasting, einer Trend- und Risikoanalyse sowie beim Simulieren verschiedener Beschaffungsszenarien unterstützen.

Vertragsabwicklung und Beschaffung - Source-to-Contract:

In diesem Bereich fallen alle Abläufe von der Definition des Bedarfs, über den Ausschreibungsprozess und die Verhandlung, bis zur Erstellung und der Verwaltung von Verträgen. Digitale Lösungen ermöglichen unter anderem die Automatisierung von Genehmigungsworkflows, die Vorbereitung und Durchführung von Ausschreibungen, das Tracking von Terminen und das revisionssichere Speichern von Vertragsdokumenten.

Bestellung und Bezahlung - Requisition-to-Pay:

Dieser Vorgang umfasst den gesamten Betriebsprozess der Beschaffung - angefangen bei der Bedarfserfassung, den Freigabe- und Genehmigungsprozess, bis hin zur Bestellung, Wareneingang und Rechnungsstellung. Digitale Kataloglösungen, Beschaffungsplattformen und automatisierte Vorgänge für Genehmigungen, Bestellungen und Abrechnungen können diesen Prozess effizient unterstützen. Sie garantieren einen sicheren und stetigen Ablauf der Lieferkette, was dazu beiträgt, Risiken in zentralen Geschäftsbereichen zu vermindern, die Betriebszeit zu maximieren und die geplanten Produktions- und Umsatzziele zu erreichen. Darüber hinaus ermöglichen eine digitale Kataloglösung eine effektive Risikoverwaltung und eine Steigerung der Effizienz durch den gezielten Einsatz von Produkten und Dienstleistungen in spezifischen Projekten.

Spezielle Produktkategorien/Services:

Dieser Bereich fasst Prozesse zusammen, die spezifische Anforderungen an das Management der Beschaffung stellen. Hierzu gehören der Einkauf von Literatur, das Reisemanagement, das Fahrzeugmanagement, das Eventmanagement, Facility-Management Beratungsdienstleistungen und Übersetzungen. Meistens werden hierbei spezifisch entworfene Tools genutzt, die auf den jeweiligen Einsatzbereich zugeschnitten sind.

Lieferantenmanagement mit Nachhaltigkeitsfokus:

Die Kategorie umfasst sämtliche Aspekte des Lieferantenmanagements, angefangen bei der Anwerbung von Lieferanten, über die Risikoanalyse, bis hin zur Verwaltung und Bewertung. Elektronische Systeme können zum Beispiel die Integration neuer Lieferanten vereinfachen, deren Leistungen erfassen und bewerten oder Warnsignale senden, wenn bestimmte Risikogrenzen überschritten werden. Zudem kann die Transparenz von Risiken im gesamten Lebenszyklus eines Lieferanten durch anpassbare Warnungen und Bewertungen verbessert werden. Durch das Erstellen und Verwalten von Lieferantenprofilen können Sie ein nachhaltiges Management der Lieferantenbeziehungen gewährleisten und fördern.

Qualitätssicherung:

Ein digitales Beschaffungssystem kann effektiv in allen Qualitätsmanagement-Bereichen eingesetzt werden. Mit einem E-Procurement-System können Sie Tests planen und Prüfberichte und Analysen mit einem Klick erstellen. Das Reklamationsmanagement und die Organisation und Durchführung von Audits ist mittels digitaler Tools problemlos durchführbar.

Analyse der Ausgaben (Spend Analysis) / Kostenkontrolle:

In diesem Bereich können spezialisierte Analyse-Tools zum Einsatz kommen, um eine Kosten-Nutzen-Bewertung vorzunehmen, abweichende Zahlen von den geplanten Werten zu erkennen oder mögliche zukünftige Probleme durch vorausschauende Analysen zu prognostizieren. Die Werkzeuge einer Spend-Management Lösung ermöglichen eine tiefgreifende Untersuchung der Unternehmensausgaben durch integrierte Reporting-Funktionen. Das ermöglicht dem Einkauf, nützliche Einblicke in Ausgabenmuster zu gewinnen, um die Struktur der Lieferanten effizienter zu gestalten und erfolgreichere Preis- und Wertverhandlungen zu führen.

Fazit:

Eine E-Procurement Lösung bietet viele Vorteile. Sie sparen Ressourcen, können Ihre Kosten senken, sowie Lieferanten und Ausgaben analysieren. Viele Argumente sprechen für eine Cloud basierte E-Procurement Lösung.

Wenn Sie mehr über E-Procurement Lösungen erfahren möchten oder Hilfe bei der Auswahl der richtigen Lösung benötigen, stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung! Nehmen Sie Kontakt mit uns auf und beginnen Sie noch heute, Ihren Beschaffungsprozess erfolgreich zu digitalisieren.



Verlassen Sie sich bei der Wahl Ihrer E-Procurement-Software auf unser Know-how und unsere Erfahrung. Ihre Zufriedenheit ist unser Ziel.