Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen sind meistens sehr lange, d. h. vom Eingang, über die Prüfung bis zur Freigabe und schließlich zur Buchung einer Rechnung hat man durchschnittlich Durchlaufzeiten von 10 bis 14 Tagen. Das bringt Ihrem Unternehmen nicht nur erhebliche Skontoverluste, sondern auch zusätzlichen Aufwand mit Mahnungen.

Häufig bekommt die Buchhaltung die Rechnung sogar erst nach der Prüfung/Freigabe zur Buchung. Die Buchhaltung hat also keinen Überblick, welche Rechnungen im Haus sind und wer diese gerade bearbeitet. Jetzt müssen die Rechnungen noch aufwändig manuell erfasst werden und eventuell ist dann bereits die Skontofrist verstrichen.

Mit einer Rechnungseingangslösung reduzieren Sie den Erfassungsaufwand, erhalten Transparenz, automatisieren den Prüfungsprozess, verkürzen Durchlaufzeiten und verringern Skonto-Verluste. 

Die meisten Eingangsrechnungen erhalten Sie heute noch in Papierform oder als PDF. Papierrechnungen müssen noch gescannt werden, E-Mail Rechnungen (PDF) von den Systemen automatisch importiert. 

Die Dokumente durchlaufen danach einen Rechnungsleser (OCR), um alle relevanten Daten aus den Rechnungen auszulesen. Zum Beispiel über die IBAN und Umsatzsteuer ID ermitteln die Lösungen in Ihrem SAP System automatisch den richtigen Kreditor. Die Rechnungsleser ermitteln aber auch die Bestellnummern, wenn gewünscht die Bestellpositionen und vergleichen diese mit der Bestellung und dem Wareneingang im SAP System. Die Systeme prüfen weiter, ob alle notwendigen Daten laut Umsatzsteuergesetz (z. B. §14) auf der Rechnung sind und melden, falls z. B. die Umsatzsteuer ID fehlt. Sie können die Rechnung dann direkt ablehnen und den Lieferanten auffordern, Ihnen eine korrekte Rechnung zu schicken.

In diesem Arbeitsschritt können Lese-Ergebnisse korrigiert oder Daten, wie zum Beispiel der sachliche Prüfer einer Kostenrechnung (FI-Rechnung ohne Bestellbezug) ergänzt werden. Bestimmte Rechnungsleser sind selbst lernend und können mehrfach korrigierte Lesefehler automatisch korrigieren.

Digitale Rechnungen wie ZUGFeRD, Factur-X, XRechnungen und EDI werden nicht vom Rechnungsleser ausgelesen, sondern werden automatisch weiterverarbeitet.

Aus den Daten werden SAP Belege erzeugt und im Rechnungseingangsbuch zentral und übersichtlich angezeigt. Sie können jederzeit sehen, welche Rechnungen eingegangen sind. Die Rechnungen können nach verschiedenen Kriterien (z. B. Skontofälligkeit) sortiert werden und Sie können den Status und den aktuellen Bearbeiter überprüfen. Die Systeme erkennen, wenn eine Rechnung länger nicht bearbeitet wurde (z. B. der zuständige Mitarbeiter krank ist). Sie können einen Vertreter hinterlegen, der dann automatisch benachrichtigt wird.

Stimmen zum Beispiel die Menge oder der Preis nicht, kann automatisch ein Workflow zum Einkauf gestartet werden, um die Preisabweichung mit dem Lieferanten zu klären.

Falls es keine Bestellung zur Rechnung gibt (Kostenrechnungen), wählt der FIBU Mitarbeiter bei der Sichtprüfung einen sachlichen Prüfer aus. Dieser erhält eine E-Mail, in der er über seine Aufgabe zur sachlichen Prüfung informiert wird. 

Der sachliche Prüfer vergleicht erbrachte Dienstleistungen mit Stundenzetteln, prüft ob er die Ware erhalten hat, fügt gegebenenfalls Dokumente hinzu und wählt die Kostenstellen zu den Positionen der Rechnung. Über Kontierungs-Assistenten können Rechnungen mit vielen Positionen (z. B. AirPlus oder Telekom Rechnung) richtig aufgeteilt und mit der richtigen Kostenstelle versehen werden.

Nach erfolgreicher Prüfung wird der Beleg von der Buchhaltung vervollständigt, das Sachkonto eingetragen, der Steuerschlüssel gewählt etc. und der Beleg vollständig gesichert.

Die Kostenstellenverantwortlichen erhalten in der Regel eine Benachrichtigung per E-Mail, dass sie Rechnungen zur Freigabe erhalten haben. Die Rechnungsfreigabe kann über SAP GUI, Fiori, Browser oder über einen Mobile Client erfolgen. 

In allen Schritten kann eine Rückfragefunktion und oder die Weiterleitungsfunktion genutzt werden. Dokumente wie Stundenzettel, Lieferscheine oder Emails (am besten als PDF) können ebenfalls in allen Schritten hinzugefügt werden, um diese am SAP Beleg zu archivieren.

Im Rechnungseingangs Cockpit können Sie Statistiken auswerten, Workflowprozesse überprüfen, offene Rechnungen einsehen und bei den Freigebern der Rechnungen nachfragen, warum diese noch nicht freigegeben wurden.

Kontaktieren Sie uns, dann berechnen wir Ihr individuelles mögliches Einsparpotential mit einer digitalen Lösung und die Amortisationszeit eines Rechnungseingangsprojektes. 

In uns finden Sie eine unabhängige Lösungsberatung, die Sie optimal nach ihren Anforderungen berät. Wir analysieren ihre Anforderungen und Bedarf und suchen je nach Budget die richtige Lösung für Ihren Procure 2 Pay und Order 2 Cash Prozess.